Легалізація

Порядок легалізації документів для використання в іноземних державах

Легалізацією документів називається процес надання їм легальної форми, яка відповідає законодавству тієї чи іншої держави та визнається її державними органами. В Україні здійснюється легалізація документів для таких держав, як: Німеччина, Канада, Данія, ОАЕ.

Легалізацію документів здійснюють Міністерство закордонних справ (МЗС), Міністерство юстиції, а також обласні та міські управління юстиції.

МЗС легалізує наступні документи:

• довідки, видані Міністерством внутрішніх справ;
• оригінали офіційних документів, видані органами РАЦСу та засвідчені обласним або міським управлінням юстиції;
• оригінали довідок, які видаються іноземними посольствами на території України іноземним громадянам, які укладають шлюб на території України. Така довідка  видається в РАЦСі при реєстрації шлюбу.

Міністерство юстиції легалізує наступні документи: 

• документи, засвідчені або видані державними та приватними нотаріусами (нотаріальні копії, заяви, довідки про місце проживання), переклади;
• нотаріально засвідчені копії.

Після легалізації в МЗС офіційні документи направляються на засвідчення до дипломатичного представництва країни, в якій вони будуть використовуватись.

Легалізація документів, виданих за кордоном:

Документи, видані на території інших держав, не можуть бути легалізовані в МЗС України. Для легалізації таких документів потрібно звертатися до консульських установ України.

Існує два види легалізації документів:

1. Легалізація документів в обласному чи міському управлінні юстиції та в Міністерстві закордонних справ, після чого потрібно здійснити переклад документа на потрібну мову та засвідчити нотаріально. Цей варіант використовується для документів виданих РАЦСом.
2. Нотаріально засвідчена копія легалізується в Міністерстві юстиції, Міністерстві закордонних справ. Далі здійснюється переклад документа на потрібну мову, і він засвідчується нотаріально.

При цьому важливо, що документи, які були отримані в іноземних державах, але призначались для використання на території України, повинні бути легалізовані в українському консульстві.

Згідно з Пам’яткою про легалізацію документів в Міністерстві закордонних справ України, документи, складені за межами України, обов’язково мають бути легалізовані в консульській установі даної іноземної держави. Консульство прийме документ для легалізації лише після того, як він буде засвідчений в МЗС або в іншому уповноваженому органі держави, де був виданий документ. Засвідчення може мати форму апостилю на довіреності, але при цьому він також потребує додаткової легалізації в консульстві України.

МЗС іноземних держав, найчастіше, не звіряють печатки та підписи нотаріуса, який засвідчив довіреність. Тому між Міністерством та нотаріусом з’являється сполучна ланка – Міністерство юстиції або ж інший орган, який приймає безпосередню участь та завідує нотаріусами.

Таким чином, Міністерство юстиції або інший компетентний орган засвідчує справжність печатки, підпису нотаріуса та його статус. Після цього в МЗС іноземної держави потрібно засвідчити, що проставлена печатка є в дійсності печаткою Міністерства юстиції та, відповідно, підпис дійсно належить посадовій особі з Міністерства юстиції.

• Легалізація проставляється при наявності довіреності.
• Штамп “Апостиль” проставляється без пред’явлення довіреності.
• Для проставлення штампу “Апостиль” та легалізації наявність оригіналів документів та їх нотаріальних копій є обов’язковою.
• Штамп “Апостиль” проставляється лише за умови, що країна є учасницею Гаазької конвенції.

КОНСУЛЬСЬКА ЛЕГАЛІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

*** легалізація документів фізичних осіб здійснюється за наявності нотаріально засвідченої довіреності.

*** апостиль та легалізація документів юридичних осіб здійснюється за наявності листа-заявки від компанії.